Mietkaution zurückbekommen: Checkliste für Übergabe und Abrechnung

Beim Auszug aus einer Mietwohnung geht es neben Schlüsseln und Zählerständen auch um die Mietkaution. Sie sichert bestimmte Forderungen des Vermieters aus dem Mietverhältnis ab. Halten Sie bei der Rückgabe den Zustand der Wohnung fest. So können Sie später prüfen, ob Abzüge von der Kaution berechtigt sind.

Eine feste gesetzliche Frist, innerhalb der die gesamte Kaution zurückgezahlt werden muss, gibt es nicht. Der Vermieter darf nach dem Auszug eine angemessene Zeit prüfen und abrechnen. Dokumentieren Sie die Übergabe und bewahren Sie Belege auf. Fragen Sie schriftlich nach. So können Sie klären, welcher Betrag ausgezahlt werden muss und ob der Vermieter einen Teil der Kaution begründet einbehält.

Checkliste für die Wohnungsübergabe

Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es hilft aber beiden Seiten, den Zustand der Wohnung und die Rückgabe von Schlüsseln festzuhalten. Beschreiben Sie den Zustand genau und fotografieren Sie Stellen, über die später Streit entstehen könnte. Eine Übersicht zu den typischen Angaben enthält das Muster für ein Wohnungsübergabeprotokoll.

Vor dem Übergabetermin

• Vereinbaren Sie mit dem Vermieter oder der Hausverwaltung schriftlich einen Termin und einen Ort.
• Lesen Sie den Mietvertrag und das Einzugsprotokoll. Vergleichen Sie den darin festgehaltenen Zustand mit der Wohnung beim Auszug.
• Dokumentieren Sie Schäden, bevor Sie sie reinigen oder reparieren. Fotografieren Sie jede Stelle so, dass sie später eindeutig zugeordnet werden kann.
• Suchen Sie alle Wohnungsschlüssel sowie überlassene Schlüssel für Keller, Briefkasten oder Gemeinschaftsräume zusammen.
• Prüfen Sie, wie hoch die Kaution war und ob Sie sie in Raten gezahlt haben. Bei einer Geldkaution haben Mieter das Recht, sie in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zu leisten. Die gesetzlichen Regeln zu Höhe, Raten und Anlage stehen in § 551 BGB.

Am Übergabetermin

• Gehen Sie gemeinsam durch alle Räume. Prüfen Sie Wände, Böden, Fenster, Türen und fest installierte Einrichtungen.
• Schreiben Sie sichtbare Schäden mit Ort und Beschreibung ins Protokoll. Halten Sie dort auch fest, wenn Sie und der Vermieter sich nicht einig sind, wodurch der Schaden entstanden ist oder wer dafür verantwortlich ist.
• Fotografieren Sie strittige Stellen und ergänzen Sie, wann die Fotos aufgenommen wurden.
• Notieren Sie die Zählerstände für Strom, Wasser und Heizung, soweit die Zähler zugänglich sind.
• Zählen Sie die zurückgegebenen Schlüssel und lassen Sie die Anzahl im Protokoll bestätigen.
• Nehmen Sie eine unterschriebene Kopie des Protokolls mit oder bitten Sie um eine spätere Zusendung.
• Unterschreiben Sie keine pauschale Erklärung, mit der Sie eine Schadensverantwortung anerkennen, wenn Sie den Eintrag nicht nachvollziehen können. Lassen Sie Ihre abweichende Sicht im Protokoll vermerken.

Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist kein Schaden, für den der Vermieter Ersatz verlangen kann. Ob eine Renovierung geschuldet ist, hängt unter anderem vom Mietvertrag und dem konkreten Zustand ab. Der Begriff „Schönheitsreparaturen“ umfasst typische Malerarbeiten, aber nicht automatisch die Erneuerung eines vorhandenen Teppichbodens. Bei strittigen Forderungen sollten Sie eine konkrete Begründung und eine nachvollziehbare Berechnung verlangen.

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Checkliste nach dem Auszug

• Teilen Sie dem Vermieter Ihre aktuelle Anschrift und eine Bankverbindung schriftlich mit.
• Bitten Sie um eine Abrechnung der Kaution mit einer Aufstellung sämtlicher Abzüge.
• Prüfen Sie, ob die Abrechnung Ihre Kaution und die darauf angefallenen Zinsen berücksichtigt. Bei Wohnraum muss eine Geldkaution grundsätzlich getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden; die Erträge stehen dem Mieter zu. Für Studenten- und Jugendwohnheime gilt eine Ausnahme von der Verzinsungspflicht.
• Verlangen Sie bei einem behaupteten Schaden eine konkrete Beschreibung und einen Beleg für die Höhe der Forderung. Vergleichen Sie die Angaben mit Übergabeprotokoll und Fotos.
• Wenn der Vermieter einen Teil der Kaution wegen einer noch offenen Betriebskostenabrechnung einbehält, fragen Sie nach der erwarteten Nachzahlung und danach, wie der Einbehalt berechnet wurde.
• Fordern Sie den unstrittigen Restbetrag zurück, wenn nur einzelne Positionen offen oder strittig sind.
• Bewahren Sie Mietvertrag, Zahlungsbelege, Protokolle, Fotos und den gesamten Schriftverkehr auf.

Prüfen Sie auch, ob der Vermieter die Kaution auf einem eigenen Konto angelegt hat, das als Mietkautionskonto gekennzeichnet ist. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein gewöhnliches Sparbuch ohne erkennbare Kennzeichnung als Sonderkonto die Anforderungen nicht erfüllt; die Entscheidung zur getrennten Anlage der Kaution erklärt den Hintergrund.

Wie lange die Rückzahlung dauern darf

Das Gesetz nennt keine feste Rückzahlungsfrist. Der Vermieter darf eine angemessene Prüf- und Abrechnungszeit nutzen. Wie lange angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab. Sind der Zustand der Wohnung und mögliche Forderungen geklärt, sollte der Vermieter früher abrechnen. Eine noch ausstehende Betriebskostenabrechnung kann einen begrenzten Einbehalt rechtfertigen, wenn eine Nachzahlung ernsthaft zu erwarten ist. Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Eine starre allgemeine Rückzahlungsfrist von drei, sechs oder zwölf Monaten gibt es nicht. Hinweise zu den Fristen bei der Kautionsrückzahlung ordnen diese Punkte ein.

Die häufig genannte Sechs-Monats-Frist betrifft Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung. Sie ist keine pauschale Frist, nach der automatisch die gesamte Kaution zurückgezahlt werden muss. Außerdem hat der Bundesgerichtshof 2024 entschieden, dass ein Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen auch mit einem verjährten Schadensersatzanspruch gegen eine Barkaution aufrechnen kann. Daraus folgt nicht, dass unbelegte Schäden einfach abgezogen werden dürfen: Schaden, Verantwortlichkeit und Höhe bleiben zu prüfen. Eine Zusammenfassung des BGH-Urteils zu verjährten Schadensforderungen beschreibt den Fall.

Wenn der Vermieter Geld einbehält

Verlangen Sie eine schriftliche Liste, die für jeden Abzug den Grund und den Betrag nennt. Vergleichen Sie die Angaben mit Ihrem Protokoll, den Fotos und dem Mietvertrag. Wenn der Vermieter einen Schaden geltend macht, fragen Sie, wann er ihn festgestellt hat, wie er ihn bewertet und wie sich die geforderte Summe zusammensetzt.

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Bei offenen Betriebskosten darf der Vermieter nur so viel einbehalten, wie angesichts einer möglichen Nachzahlung begründet ist. Die gesamte Kaution zurückzuhalten, nur weil die Abrechnung noch fehlt, ist daher nicht ohne Weiteres gerechtfertigt. Auch bei einem Streit über einzelne Schäden sollten Sie deshalb schriftlich die Auszahlung des unstrittigen Betrags verlangen. Bleibt der Vermieter bei seiner Forderung, können Mieterverein oder Rechtsberatung die Unterlagen prüfen.

Kernaussagen

• Dokumentieren Sie die Übergabe: Halten Sie Zustand, Zählerstände und Schlüsselzahl schriftlich fest und fotografieren Sie strittige Stellen.
• Prüfen Sie jeden Abzug einzeln: Verlangen Sie für Schäden und andere Forderungen eine konkrete Begründung und nachvollziehbare Berechnung.
• Unterscheiden Sie Fristen: Die Sechs-Monats-Frist für bestimmte Schadensersatzansprüche ist keine allgemeine Frist für die Rückzahlung der Kaution.
• Akzeptieren Sie keinen pauschalen Einbehalt: Bei offenen Betriebskosten muss der zurückgehaltene Betrag zum erwarteten Nachzahlungsrisiko passen.
• Fordern Sie den unstrittigen Rest an: Ein offener Streit über einzelne Positionen spricht nicht automatisch dafür, die gesamte Kaution zurückzuhalten.

FAQ

Muss ich ein Übergabeprotokoll unterschreiben?

Nein. Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie unterschreiben, prüfen Sie die Einträge sorgfältig und lassen Sie abweichende Einschätzungen ergänzen, bevor Sie das Dokument bestätigen.

Muss der Vermieter die Kaution innerhalb von sechs Monaten zurückzahlen?

Nein. Eine allgemeine gesetzliche Rückzahlungsfrist von sechs Monaten gibt es nicht. Die sechs Monate in § 548 BGB betreffen bestimmte Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung.

Darf der Vermieter wegen der Betriebskosten die ganze Kaution behalten?

Ein Einbehalt kann für eine noch offene Betriebskostenabrechnung in angemessener Höhe zulässig sein, wenn eine Nachzahlung ernsthaft zu erwarten ist. Fragen Sie nach der Berechnung und verlangen Sie den unstrittigen Restbetrag zurück.

Was mache ich, wenn der Vermieter Schäden von der Kaution abzieht?

Bitten Sie um eine genaue Aufstellung und Belege für Schaden und Höhe. Vergleichen Sie die Forderung mit Übergabeprotokoll und Fotos; gewöhnliche Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch begründet keinen Schadensersatzanspruch.

Reicht eine Mahnung, um die Verjährung zu stoppen?

Ein bloßes Erinnerungs- oder Mahnschreiben hemmt die Verjährung grundsätzlich nicht. Der Rückzahlungsanspruch verjährt regelmäßig in drei Jahren; für die Berechnung kommt es auf den Jahresablauf und die Kenntnis des Anspruchs an. Bei drohendem Fristablauf sollten Sie rechtzeitig rechtliche Beratung einholen.