Flugentschädigung berechnen: Anspruchsdaten, Auslagen und Zahlungsplan prüfen

Ein Fluggastrechte- und Cash-Planer erfasst die Buchung, den tatsächlichen Reiseverlauf, selbst bezahlte Auslagen und erhaltene Zahlungen. Daraus berechnet er übersichtliche Werte. Ob ein rechtlicher Anspruch besteht, entscheidet er nicht.

So trennst du pauschale Ausgleichszahlungen von Ticketkosten und Hotelrechnungen. Teilzahlungen ordnest du der richtigen Position zu. Entscheidend sind der konkrete Flug, die Buchung, die Störung, das ausführende Luftfahrtunternehmen und deine Belege.

Was der Flugentschädigungsrechner wirklich zeigt

Der Rechner dokumentiert bestätigte Tatsachen und von dir bestätigte Arbeitswerte. Er entscheidet nicht über den Anspruch, den Anwendungsbereich der Fluggastrechte, außergewöhnliche Umstände, die Verantwortlichkeit, Fristen oder die Notwendigkeit und Angemessenheit einer Ausgabe.

Die Verordnung (EG) Nr. 261/2004 nennt bei erfüllten Voraussetzungen pauschale Betragklassen von 250,00 Euro, 400,00 Euro und 600,00 Euro je Person. Im Rechner gelten diese Werte als bestätigte Rechengrößen. Die Entfernungsklasse wird dort nicht automatisch rechtlich bewertet.

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Trenne mindestens diese fünf Geldpositionen:

1. Pauschaler Ausgleich pro betroffener Person und bestätigter Betragklasse.
2. Ticketpreis oder Ticketerstattung für das konkrete Ticket oder Segment.
3. Betreuungsauslagen, zum Beispiel für Hotel, Transfer, Verpflegung und Kommunikation.
4. Anderweitige Beförderung wie Ersatzflug, Zug, Bus, Taxi oder Mietwagen.
5. Tatsächliche Zahlungen, etwa von der Airline, einer Versicherung, einem Reiseveranstalter oder einer Chargeback-Stelle.

Eine Versicherungsleistung oder Zahlung des Reiseveranstalters stammt nicht automatisch von der Airline. Erfasse sie in einem eigenen Zahlungsregister und rechne sie nur bei eindeutiger Zuordnung auf eine offene Position an.

Tatsachen zuerst sichern

Lege für jeden Fall einen Ordner oder eine lokale Fallakte an. Sichere die Buchungsbestätigung mit Buchungscode, Ticketnummern, gebuchten Segmenten, Reisenden und Endziel. Speichere die Bordkarten als PDF oder Screenshot.

Speichere außerdem:

• SMS, E-Mails, App-Mitteilungen und Aushänge zur Störung, jeweils mit Zeitstempel,
• planmäßige und tatsächliche Abflug- und Ankunftszeiten,
• die tatsächliche Ankunft am Endziel,
• den verpassten Anschluss und die tatsächlich genutzte Ersatzroute,
• Angebote für Umbuchung, Erstattung, Hotel, Verpflegung oder Gutscheine,
• Hotel-, Restaurant-, Transfer- und Kommunikationsbelege,
• Zahlungsnachweise von Konto, Karte, Versicherung, Veranstalter oder Chargeback-Stelle.

Wenn eine Voraussetzung nicht geklärt ist, schreibe nicht „erfüllt“, sondern „offen“. Schicke dem ausführenden Luftfahrtunternehmen anschließend zuerst eine getrennte Aufstellung. Bei Codeshare- oder Wet-Lease-Flügen kann die Airline, bei der du gebucht hast, von dem Unternehmen abweichen, das den Flug tatsächlich durchgeführt hat. Die offizielle EU-Verbraucherinformation zu Fluggastrechten und die Informationen des Luftfahrt-Bundesamts helfen bei der Einordnung des weiteren Beschwerdewegs.

Flugentschädigung im Basis- und Expert-Modus berechnen

Methode, Einheiten und Rundung

Speichere Geldbeträge intern in ganzen Cent. Dokumentiere die Umrechnung nachvollziehbar.

Runde erst am Ende jedes Rechenschritts. Bei Fremdwährungen speicherst du den Originalbetrag, die Originalwährung, den Wechselkurs, das Kursdatum und die Quelle. Rechne Euro-, Pfund-, Dollar- oder Frankenbeträge nur mit einer dokumentierten Umrechnung zusammen.

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Der pauschale Rechenwert folgt dieser Formel:

Personenzahl × bestätigte Betragklasse je Person × bestätigter Kürzungsfaktor

Verwende nur diese Kürzungslogik:

• keine bestätigte Kürzung: Faktor 1,00,
• bestätigte Halbierung: Faktor 0,50,
• Kürzung offen: keine automatische Entscheidung.

Der Rechner darf eine 50-Prozent-Kürzung nicht allein aus der Verspätungszeit ableiten. Verwende sie nur, wenn sie ausdrücklich bestätigt und dokumentiert ist.

Basis-Modus

Der Basis-Modus nimmt folgende Felder auf:

Basisfall vollständig gerechnet

Für den vorgegebenen Basisfall gelten:

• zwei bestätigte Fluggäste,
• Entfernungsklasse bis 1.500 Kilometer,
• bestätigte Betragklasse 250,00 Euro je Person,
• keine bestätigte Kürzung,
• 140,00 Euro Hotel,
• 38,00 Euro Verpflegung,
• Zahlung: noch keine.

Der pauschale Rechenwert lautet:

2 × 250,00 Euro × 1,00 = 500,00 Euro

Die Auslagen werden separat berechnet:

140,00 Euro Hotel + 38,00 Euro Verpflegung = 178,00 Euro

Der gesamte Forderungs-Tracker beträgt damit:

500,00 Euro + 178,00 Euro = 678,00 Euro

Die 678,00 Euro sind ausdrücklich keine einheitliche Forderung. Im Anschreiben führst du 500,00 Euro als mögliche pauschale Position und 178,00 Euro als getrennte, belegte Auslagen auf.

Expert-Modus

Der Expert-Modus ergänzt:

• mehrere Passagiere und Buchungen,
• mehrere Flugsegmente,
• Endziel und Anschlussverlust,
• EU-Abflug oder EU-Luftfahrtunternehmen nur als bestätigte Merkmale,
• Nichtbeförderung, Annullierung und Verspätung,
• Benachrichtigungszeitpunkt und Benachrichtigungskanal,
• angebotene und tatsächlich genutzte Ersatzbeförderung,
• planmäßige und tatsächliche Ankunft am Endziel,
• bestätigte Entfernungsklasse,
• bestätigte oder offene 50-Prozent-Kürzung,
• außergewöhnliche Umstände nur als „offen“ oder „belegt“,
• Betreuung, Ticketerstattung und anderweitige Beförderung,
• Hotel, Transfer, Verpflegung und Kommunikation,
• selbst organisierte Alternativen,
• Versicherungsleistung, Reiseveranstalterzahlung und Chargeback,
• jede erhaltene Zahlung mit Zweck und Status.

Bei einem Anschlussflug erfasst du alle Segmente, nicht nur das erste. Speichere die ursprüngliche Buchungsstruktur, den Anschlussverlust, die angebotene Ersatzbeförderung und die tatsächliche Ankunft am Endziel. Bei einer einheitlichen Buchung kann die Ankunft am Endziel für die rechtliche Prüfung maßgeblich sein, der Rechner darf daraus aber keine Entscheidung ableiten.

Ledger für Personen, Segmente, Belege und Zahlungen

Lege getrennte Register an. So gehen wichtige Details nicht in einer einzigen Summe unter.

Jede Zahlung braucht eine eindeutige Zahlungs-ID. Ein Status wie „angekündigt“, „eingegangen“, „vorläufig“, „endgültig“, „zurückgebucht“ oder „strittig“ macht sichtbar, ob Geld tatsächlich angekommen ist.

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Drei Szenarien und Sensitivitäten

Szenario 1: Baseline ohne Kürzung

Zwei Personen, 250,00 Euro je Person, keine bestätigte Kürzung und 178,00 Euro Auslagen:

2 × 250,00 Euro × 1,00 = 500,00 Euro
140,00 Euro + 38,00 Euro = 178,00 Euro
500,00 Euro + 178,00 Euro = 678,00 Euro

Der Tracker zeigt 678,00 Euro, aufgeteilt in 500,00 Euro mögliche pauschale Position und 178,00 Euro Auslagen.

Szenario 2: Bestätigte Halbierung bei zwei Personen

Die Grundklasse beträgt 250,00 Euro je Person. Die Halbierung ist ausdrücklich bestätigt:

250,00 Euro × 0,50 = 125,00 Euro je Person
2 × 125,00 Euro = 250,00 Euro gesamt

Bei keinen Auslagen und keinen Zahlungen beträgt der Tracker 250,00 Euro.

Szenario 3: Bestätigte Halbierung bei einer Person

Eine Person hat eine bestätigte Grundklasse von 600,00 Euro:

600,00 Euro × 0,50 = 300,00 Euro

Der pauschale Rechenwert beträgt 300,00 Euro. Auch hier darf die Halbierung nicht aus einer bloßen Zeitangabe stammen.

Sensitivität der bestätigten Eingaben

Bei 250,00 Euro je Person und ohne Kürzung:

Bei zwei Personen und ohne Kürzung:

Bei zwei Personen und 250,00 Euro Grundklasse:

Die Auslagensensitivität bleibt getrennt:

Zahlungsplan und offener Betrag

Der Solver für den offenen Betrag arbeitet nur mit eindeutig zugeordneten Zahlungen:

Offener pauschaler Betrag =
max(0, pauschaler Rechenwert - zugeordnete Zahlungen)

Offene Auslagen =
max(0, belegte Auslagen - zugeordnete Erstattungen)

Eine Zahlung für den pauschalen Ausgleich verringert die Hotelrechnung nicht automatisch; eine Versicherungsleistung für ein Hotel kann den offenen Hotelbetrag dagegen verringern, sobald sie eindeutig diesem Beleg zugeordnet ist.

Für den Basisfall ergibt sich:

Führe den Status getrennt, etwa als Entwurf, eingereicht, Eingangsbestätigung, Rückfrage, Teilzahlung angekündigt, Teilzahlung eingegangen, Erstattung eingegangen, abgelehnt, offen oder erledigt.

Trage keine unbestätigte gesetzliche Zahlungsfrist ein. Die Sieben-Tage-Angabe betrifft in einschlägigen Fällen die Ticketerstattung. Für den pauschalen Ausgleich gilt nicht automatisch dieselbe allgemeine Frist. Unterscheide deshalb zwischen einer geprüften Rechts- oder Vertragsfrist, dem angekündigten Zahlungsdatum der Airline und deiner eigenen Wiedervorlage.

Gegenargument: Getrennte Daten wirken komplizierter

Eine einzige Summe wirkt zunächst einfacher, führt aber schnell zu Doppelzählungen. Stehen Hotel, Ticketpreis, pauschaler Betrag, Ersatzflug und Versicherungszahlung zusammen, ist unklar, was bereits bezahlt wurde und wofür eine Zahlung bestimmt war.

Getrennte Register sparen später Arbeit. Eine Teilzahlung mindert nur die zugehörige Forderungs- oder Beleg-ID. Einen Gutschein behandelst du nicht wie eine Überweisung. Ein Chargeback bleibt als vorläufiger oder endgültiger Zahlungsstatus sichtbar. Der Rechner ersetzt keine rechtliche Prüfung, macht die Aufstellung für die Airline aber übersichtlicher.

Export, Druck, Zurücksetzen und Datenschutz

Verarbeite die Fallakte möglichst lokal im Browser. Der Export sollte mindestens Fall-ID, Passagier-ID, Segment-ID, Kategorie, Beleg-ID, Betrag in Cent, Währung, Status, Zahlungsdatum, Quelle und Änderungsverlauf enthalten.

Eine CSV-Datei eignet sich für Tabellenprogramme:

fall_id;passagier_id;segment_id;kategorie;beleg_id;betrag_cent;waehrung;status;zahlungsdatum;quelle
Fall-001;P-01;S-01;pauschaler Ausgleich;;25000;EUR;offen;;bestätigte Betragklasse
Fall-001;P-02;S-01;pauschaler Ausgleich;;25000;EUR;offen;;bestätigte Betragklasse
Fall-001;;;Hotel;B-001;14000;EUR;offen;;Hotelrechnung
Fall-001;;;Verpflegung;B-002;3800;EUR;offen;;Restaurantbeleg

JSON eignet sich für eine vollständige Sicherung mit Positionen, Zahlungen und Änderungen:

{
  "fall_id": "Fall-001",
  "waehrung_tracker": "EUR",
  "pauschaler_rechenwert_cent": 50000,
  "auslagen_offen_cent": 17800,
  "tracker_gesamt_cent": 67800,
  "rechtlicher_status": "ungeprueft",
  "zahlungen": [],
  "aenderungen": []
}

Die Druckansicht sollte Fallübersicht, Rechenstand, getrennte Positionen, Belegliste, Zahlungsübersicht, offene Punkte, Kommunikationschronik sowie Quellen- und Änderungsstand enthalten. Vollständige Kartennummern, Kontozugangsdaten und unnötige Passdaten gehören nicht hinein.

Beim Zurücksetzen sollte es zwei Optionen geben: nur die Eingabemaske leeren oder nach einer deutlichen Warnung alle lokalen Daten löschen. Vor dem vollständigen Löschen exportierst du CSV oder JSON.

Speichere nur notwendige Daten. Nutze, wenn möglich, Passagier-IDs oder Initialen. Bewahre Belege geschützt auf und notiere, welche Dateien du wann an wen versandt hast.

Nächste Schritte nach der Berechnung

Nach der Berechnung trennst du Rechenwerte, Belege und offene Rechtsfragen. Arbeite die Schritte der Reihe nach ab und trage neue Informationen sofort im passenden Register ein. So bleiben Änderungen und Zahlungen nachvollziehbar.

1. Gleiche Buchungsbestätigung, Bordkarten, Benachrichtigungen und tatsächliche Ankunft am Endziel ab.
2. Ordne jedem Beleg eine Beleg-ID und jeder Zahlung eine Zahlungs-ID zu.
3. Markiere Anwendungsbereich, außergewöhnliche Umstände, Verantwortlichkeit, Kürzung, Frist und Angemessenheit als offen, sofern du sie nicht belegt hast.
4. Schreibe das ausführende Luftfahrtunternehmen mit getrennten Überschriften für pauschalen Ausgleich, Ticket, Auslagen und Zahlungen an.
5. Füge Berechnungen, Beleg-IDs und Zahlungszuordnungen bei.
6. Speichere Versand, Vorgangsnummer, Rückfragen und Antworten im Kommunikations-Ledger.
7. Prüfe bei ausbleibender oder unbefriedigender Klärung die zuständige Beschwerde- oder Schlichtungsstelle.
8. Halte Quellenstand, Änderungsstand, Exportdatum und eigene Wiedervorlage fest.

Kernaussagen

• Trenne Geldpositionen: Pauschaler Ausgleich, Ticket, Betreuungsauslagen, Ersatzbeförderung und tatsächliche Zahlungen dürfen nicht in einer unbeschrifteten Summe verschwinden.
• Dokumentiere bestätigte Tatsachen: Dazu gehören sichere Buchung, Bordkarte, Benachrichtigung, Endzielankunft, Angebote, Belege und Zahlungsnachweise.
• Lass Rechtsfragen offen: Der Rechner entscheidet weder über Anspruch und Anwendungsbereich noch über außergewöhnliche Umstände, Verantwortlichkeit, Frist oder Angemessenheit.
• Wende Kürzungen nur bestätigt an: Berechne eine Halbierung nicht allein aus einer Verspätungszeit.
• Ordne Teilzahlungen exakt zu: Eine Zahlung mindert nur die Forderungs- oder Belegposition, der sie eindeutig zugeordnet ist.

FAQ

Bekomme ich bei einem Flug bis 1.500 Kilometer automatisch 250,00 Euro?

Nein. 250,00 Euro sind eine mögliche Betragklasse je Person, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Der Rechner darf diesen Wert nur als bestätigte Rechengröße verwenden.

Darf der Rechner außergewöhnliche Umstände selbst bewerten?

Nein. Erfasse nur „offen“ oder „belegt“. Ob ein außergewöhnlicher Umstand vorliegt und welche Nachweise ausreichen, bleibt eine rechtliche Prüfung.

Kann ich pauschalen Ausgleich und Hotelkosten zusammenrechnen?

Für einen Gesamttracker kannst du beide Werte addieren. Im Datensatz und im Anschreiben müssen sie aber als rechtlich unterschiedliche Positionen mit eigenen Belegen erscheinen.

Was muss ich bei einem verpassten Anschluss dokumentieren?

Speichere alle Segmente, die Buchungsstruktur, das Endziel, den Anschlussverlust, die angebotene und tatsächlich genutzte Ersatzbeförderung sowie die tatsächliche Ankunft am Endziel.

Darf eine 50-Prozent-Kürzung aus der Ankunftsverspätung folgen?

Nicht automatisch. Der Rechner verwendet den Faktor 0,50 nur, wenn die Halbierung ausdrücklich bestätigt und dokumentiert wurde.

Wie behandle ich eine Teilzahlung von 100,00 Euro?

Ordne sie einer konkreten Position zu. Ist sie für den pauschalen Ausgleich bestimmt, reduziert sie nur diesen offenen Betrag, nicht Hotel oder Verpflegung.

Darf eine Versicherungsleistung neben einem offenen Hotelbeleg stehen?

Ja, als eigener Zahlungsfluss. Sobald die Zahlung demselben Hotelbeleg zugeordnet ist, darf der Beleg in der Cash-Übersicht aber nicht weiterhin vollständig offen erscheinen.

Muss die Airline den pauschalen Ausgleich innerhalb von sieben Tagen zahlen?

Nicht automatisch. Die Sieben-Tage-Regel betrifft in einschlägigen Fällen die Erstattung des Ticketpreises. Für den pauschalen Ausgleich gibt es nicht dieselbe allgemeine Zahlungsfrist.

Muss ich die Airline anschreiben, bei der ich gebucht habe?

Nicht zwingend. Prüfe zuerst das ausführende Luftfahrtunternehmen, besonders bei Codeshare- oder Wet-Lease-Flügen.

Was gehört in den Quellen- und Änderungsstand?

Notiere Quelle, Link, Abrufdatum, geprüften Rechtsstand, eigene Änderung, Zeitstempel, Exportformat und weiterhin offene Fragen. So bleibt nachvollziehbar, wann sich ein Rechenwert oder eine Tatsachengrundlage geändert hat.

Was mache ich, wenn die Airline nicht antwortet?

Speichere deine Nachricht und den Versandnachweis. Setze eine eigene Wiedervorlage und prüfe danach die zuständige Beschwerde- oder Schlichtungsstelle. Eine eigene Erinnerung ist keine automatisch geltende gesetzliche Frist.