Der Mindeststundensatz zeigt, wie viel deine Selbstständigkeit pro tatsächlich abrechenbarer Stunde einbringen muss. Damit deckst du Betriebskosten, Unternehmerlohn und einen Puffer. Grundlage sind jährliche Kosten, gewünschter Unternehmerlohn und realistisch fakturierbare Stunden.
Wenn du Urlaub, Akquise, Verwaltung, Krankheit, Weiterbildung und Leerlauf nicht abziehst, fällt der Stundensatz zu niedrig aus. Die Rechnung liefert deshalb eine Untergrenze auf Basis deiner Kosten. Sie sagt nicht, welchen Marktpreis du durchsetzen kannst. Der Stundenverrechnungssatz des Existenzgründungsportals teilt Unternehmenskosten nach demselben Prinzip durch fakturierfähige Stunden.
Die Basisrechnung mit drei Eingaben
Für den einfachen Rechner genügen diese Eingaben:
- Jährliche Betriebskosten: alle betrieblichen Ausgaben, die im geplanten Jahr voraussichtlich anfallen.
- Gewünschter Unternehmerlohn pro Jahr: der Betrag, den die Selbstständigkeit für die persönliche Lebensführung und eigene Ziele erwirtschaften soll.
- Realistisch abrechenbare Stunden pro Jahr: nur die Arbeitszeit, die voraussichtlich einem Auftrag zugeordnet und berechnet werden kann.
Die Grundformel lautet:
Mindeststundensatz
= (jährliche Betriebskosten + gewünschter Unternehmerlohn)
/ fakturierbare Stunden pro Jahr
Der Unternehmerlohn ist dabei kein automatisch festgelegtes Arbeitnehmer-Bruttogehalt und keine steuerliche Einordnung. Er ist ein persönlicher Planwert. Die Gründerinformationen des Existenzgründungsportals beziehen neben betrieblichen Ausgaben auch private Lebenshaltung, Versicherungen und persönliche Vorsorge in die Planung ein. Wie dieser Betrag steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich zu behandeln ist, entscheidet der Rechner nicht.
Beispiel ohne Reserve
Angenommen:
| Eingabe | Betrag |
|---|---|
| Jährliche Betriebskosten | 9.000 € |
| Gewünschter Unternehmerlohn | 36.000 € |
| Fakturierbare Stunden | 900 Stunden |
| Jährlicher Gesamtbedarf | 45.000 € |
Die Rechnung lautet:
45.000 € / 900 Stunden
= 50,00 € je Stunde
Der kostenbasierte Mindestwert beträgt in diesem Beispiel 50 € je Stunde. Er sagt nicht, dass Kundinnen und Kunden diesen Preis akzeptieren oder dass damit bereits Steuern, Umsatzsteuer und persönliche Beiträge korrekt abgebildet sind. Er zeigt nur, welcher Erlös je abrechenbarer Stunde nach den gewählten Annahmen mindestens erforderlich ist.
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Welche Betriebskosten gehören hinein?
Für eine erste Rechnung können alle erwarteten betrieblichen Jahreskosten addiert werden. Typische Positionen sind:
- Software, Cloud-Dienste und Lizenzen,
- Hardware, Geräteersatz und Abschreibungen,
- Arbeitsplatz, Coworking oder anteilige Raumkosten,
- Telefon, Internet und Bürobedarf,
- betriebliche Versicherungen,
- Buchhaltung, Steuerberatung und Kontoführung,
- Website, Marketing und Kundengewinnung,
- Weiterbildung, Fachliteratur und Mitgliedschaften,
- Reisen und betriebliche Fahrzeugkosten,
- Fremdleistungen und Unterauftragnehmer.
Die Kostenartenrechnung für kleine Unternehmen unterscheidet unter anderem fixe Kosten, variable Kosten und direkt einem Auftrag zurechenbare Kosten. Für den einfachen Rechner ist eine Vollkostenrechnung leichter: Alle erwarteten Jahreskosten kommen in den Zähler.
Wenn du genauer kalkulieren willst, trenne diese Punkte:
Auftragswert
= Arbeitsstunden × Grundsatz
+ direkte Projektkosten
Zu den direkten Projektkosten zählen zum Beispiel Material, spezielle Lizenzen, Reisekosten und Fremdleistungen. Wer sie im Jahreskostenbetrag bereits vollständig berücksichtigt, darf sie nicht zusätzlich noch einmal auf den Auftrag schlagen. Die Eingaberegel muss deshalb eindeutig sein: entweder pauschal in den Jahreskosten oder separat je Auftrag.
Auslastung und abrechenbare Stunden realistisch planen
Arbeitszeit ist nicht Rechnungszeit
Eine Jahresarbeitszeit von beispielsweise acht Stunden an jedem Werktag ist keine realistische Zahl für fakturierbare Stunden. Selbstständige erledigen auch Arbeiten, die kein Kunde direkt bezahlt:
- Angebote und Akquise,
- Kundengespräche ohne abrechenbaren Auftrag,
- Buchhaltung und Verwaltung,
- Projektorganisation und Dokumentation,
- Weiterbildung,
- technische Pflege,
- Fahrten,
- Krankheit und Urlaub,
- Leerlauf zwischen zwei Aufträgen.
Die offizielle Berechnungsvorlage zur Stundenverrechnung zieht zunächst Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit und Fortbildung ab. Danach reduziert sie die verbleibende Arbeitszeit mit einem Korrekturfaktor für Vor- und Nacharbeit, Fahrten und Leerlauf.
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So kannst du die Stunden genauer berechnen:
Verfügbare Arbeitsstunden
= verfügbare Arbeitstage × Arbeitsstunden pro Tag
Fakturierbare Stunden
= verfügbare Arbeitsstunden × Abrechenbarkeitsfaktor
Der Abrechenbarkeitsfaktor zeigt, welchen Teil deiner verfügbaren Arbeitszeit du tatsächlich berechnen kannst. Der Wert ist eine Annahme und keine Garantie. Das Existenzgründungsportal nennt 85 % als Beispiel für eine gute Auftragslage, nicht als allgemeingültigen Wert für Selbstständige. Wer erst Kunden gewinnt oder starke saisonale Schwankungen hat, sollte vorsichtiger planen.
Beispiel mit nicht abrechenbarer Zeit
Angenommen, nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub, Krankheit und Fortbildung bleiben 213 Arbeitstage. Bei acht Stunden pro Tag und einem Abrechenbarkeitsfaktor von 60 % ergibt sich:
213 × 8 × 0,60
= 1.022,4 fakturierbare Stunden
Bei einem jährlichen Bedarf von 60.000 € folgt daraus:
60.000 € / 1.022,4 Stunden
= 58,69 € je Stunde
Für eine Untergrenze sollte der Rechner den Wert nicht nach unten abrunden. Eine nachvollziehbare Produktregel wäre, auf den nächsten vollen Euro aufzurunden, also auf 59 € je Stunde. Die Rundung ist eine Rechenentscheidung des Werkzeugs und keine gesetzliche Vorgabe.
Szenarien statt einer einzigen Wunschzahl
Ein einzelner Auslastungswert wirkt genauer, als die Planung wirklich ist. Besser sind mindestens drei Szenarien:
| Szenario | Abrechenbare Stunden | Jährlicher Bedarf | Mindestwert |
|---|---|---|---|
| Vorsichtig | 750 | 45.000 € | 60,00 €/h |
| Basisfall | 900 | 45.000 € | 50,00 €/h |
| Höhere Auslastung | mehr als im Basisfall | 45.000 € | niedrigerer Betrag je Stunde |
Die Rechnung zeigt den wichtigsten Zusammenhang: Wenn du weniger Zeit abrechnen kannst, muss dein Satz sofort steigen. Bei 750 statt 900 abrechenbaren Stunden müssen im Beispiel 10 € mehr je Stunde erzielt werden, obwohl die Kosten und der Unternehmerlohn unverändert bleiben.
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Nicht abrechenbare interne Zeit und Auslastung dürfen dabei nicht doppelt abgezogen werden. Wer zuerst Verwaltungsstunden abzieht und anschließend zusätzlich einen Faktor verwendet, der diese Verwaltung bereits enthält, rechnet die gleiche Einschränkung zweimal ein. Der Rechner sollte deshalb klar erklären, ob der Faktor alle nicht fakturierbaren Zeiten zusammenfasst oder nur den verbleibenden Auftragsleerstand abbildet.
Reserve, Wagnis und Gewinn getrennt einplanen
Ein Satz, der nur Kosten und Unternehmerlohn deckt, lässt keinen Puffer für unerwartete Ausgaben oder Ausfälle. Rücklagen, Wagnis und Gewinn haben jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Jahresreserve oder Wagnis
Eine zusätzliche Jahresreserve kann Ausfälle, schwankende Auftragslagen, notwendige Investitionen oder unerwartete Betriebskosten abfedern. Eine erweiterte Formel lautet:
Mindeststundensatz mit Reserve
= (Betriebskosten + Unternehmerlohn + Jahresreserve)
/ fakturierbare Stunden
Bei 18.000 € Betriebskosten, 42.000 € Unternehmerlohn, 6.000 € Reserve und 900 fakturierbaren Stunden ergibt sich:
(18.000 € + 42.000 € + 6.000 €) / 900
= ein höherer Betrag je Stunde
Die Reserve kann auch als Prozentsatz modelliert werden:
Mindeststundensatz
= ((Betriebskosten + Unternehmerlohn)
/ fakturierbare Stunden)
× (1 + Aufschlagsquote)
Ein Zuschlag von 10 % wird in der offiziellen Checkliste als eine in vielen Unternehmen vorkommende Praxis erwähnt. Daraus folgt keine allgemeine Empfehlung für alle Freelancer. Die Quote muss zum Geschäftsmodell, zur Planbarkeit der Aufträge und zum persönlichen Risiko passen.
Liquiditätsreserve
Eine Liquiditätsreserve ist verfügbares Geld für fällige Zahlungen. Sie unterscheidet sich vom Gewinnaufschlag. Ein Auftrag kann rechnerisch rentabel sein, während das Konto trotzdem leer bleibt, wenn Kunden spät zahlen und Miete, Versicherungen oder Software früher fällig werden.
Die GründerZeiten-Publikation zum Controlling empfiehlt eine monatliche Planung der Ein- und Auszahlungen über sechs, besser zwölf Monate. Eine Reserve für drei Monate wird dort als Faustregel genannt. Das ist keine feste Vorgabe. Saisonale Umsätze, lange Zahlungsziele, Kredite und hohe Einzelinvestitionen können einen anderen Puffer erfordern.
Für den Rechner ist eine getrennte Darstellung sinnvoll:
- Mindeststundensatz: Welche Einnahmen müssen die Jahresplanung tragen?
- Liquiditätscheck: Reicht der verfügbare Geldbestand für fällige Ausgaben und Zahlungslücken?
Eine Rücklage im Stundensatz bedeutet nicht automatisch, dass das Geld monatlich verfügbar ist. Dafür braucht es einen Zahlungsplan.
Kostenpreis ist nicht Marktpreis
Der Rechner liefert einen kostenorientierten Planwert. Der tatsächliche Angebotspreis hängt außerdem von Leistungsumfang, Kundennutzen, Wettbewerb, Spezialisierung, Verhandlung und Nachfrage ab. Das Existenzgründungsportal unterscheidet ausdrücklich zwischen Kostenpreis und Marktpreis.
Daraus folgt:
Mindeststundensatz ≠ Marktpreis ≠ Angebotspreis
Liegt dein Kostenwert über dem Preis, den der Markt für die Leistung akzeptiert, hilft Schönrechnen nicht weiter. Prüfe stattdessen: Sind die fakturierbaren Stunden realistisch? Fehlen direkte Projektkosten? Lässt sich der Leistungsumfang verändern? Ist eine andere Zielgruppe oder Spezialisierung sinnvoll? Oder trägt das Geschäftsmodell unter diesen Bedingungen nicht?
Der Rechner trifft dazu keine Entscheidung. Er ermittelt weder Marktpreise noch Auftragspreise und legt keine Verhandlungsstrategie fest.
Grenzen des Rechners und sinnvolle nächste Schritte
Das Ergebnis hängt vollständig von deinen Eingaben und Annahmen ab. Deshalb kann der Rechner nicht festlegen, wie dein Fall steuerlich behandelt wird. Er entscheidet auch nicht über Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Sozialversicherung, Versicherungsstatus, Mindestlohn, Vertragsbedingungen oder Scheinselbstständigkeit. Außerdem ersetzt der Rechner keine Steuer-, Rechts-, Versicherungs- oder Gründungsberatung.
Der Rechner verspricht keinen Auftrag, keinen bestimmten Umsatz und keine wirtschaftliche Tragfähigkeit. Er begründet keinen Anspruch auf ein Honorar. Insbesondere entscheidet er nicht, ob ein Auftraggeber einen berechneten Satz akzeptiert.
Nach der ersten Berechnung helfen diese Schritte:
- Eingaben dokumentieren: Halte Kosten, Unternehmerlohn, Auslastung und Reserve schriftlich fest.
- Drei Szenarien rechnen: vorsichtig, realistisch und optimistisch. Verwende den optimistischen Wert dabei nicht als sichere Planung.
- Zeit erfassen: Dokumentiere über mehrere Monate hinweg abrechenbare und interne Stunden getrennt.
- Direkte Projektkosten prüfen: Setze Material, Reisen und Fremdleistungen jeweils nur einmal an.
- Liquidität monatlich planen: Stelle Ein- und Auszahlungen für mindestens sechs, besser zwölf Monate gegenüber.
- Soll und Ist vergleichen: Tatsächliche Kosten und fakturierbare Stunden regelmäßig mit der Planung abgleichen.
- Neu kalkulieren: Bei Kostenänderungen, sinkender Auslastung, neuen Leistungen oder einem anderen Unternehmerlohn.
Der Quellenstand für die offiziellen Materialien liegt beim 2. August 2026. Eine ältere fachliche Antwort des Existenzgründungsportals aus November 2018 wird dort selbst als nicht mehr aktualisiert und nicht als Ersatz für individuelle Beratung gekennzeichnet. Sie eignet sich daher für die Rechenlogik, nicht für aktuelle Rechts-, Steuer- oder Marktentscheidungen.
Kernaussagen zur Berechnung des Freelance-Mindeststundensatzes
- Rechne mit fakturierbaren Stunden: Urlaub, Krankheit, Verwaltung, Akquise und Leerlauf gehören nicht automatisch in die abrechenbare Jahreszeit.
- Nimm den Unternehmerlohn in den Zähler: Betriebskosten allein reichen nicht aus, weil die Selbstständigkeit auch den persönlichen Lebensunterhalt erwirtschaften muss.
- Trenne Reserve und Liquidität: Ein Wagnis- oder Gewinnaufschlag erhöht zwar den kalkulierten Bedarf, ersetzt jedoch weder einen Zahlungsplan noch verfügbares Guthaben.
- Vergleiche Szenarien: Sinkt die Zahl der abrechenbaren Stunden, steigt der Mindeststundensatz sofort, selbst wenn Kosten und Unternehmerlohn gleich bleiben.
- Verwechsle den Planwert nicht mit dem Marktpreis: Das Ergebnis ist eine eigene Kostenuntergrenze und keine Aussage darüber, was Kunden zahlen oder ein Auftraggeber akzeptiert.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Mindeststundensatz und Angebotspreis?
Der Mindeststundensatz ist die rechnerische Untergrenze aus Kosten, Unternehmerlohn, Reserve und abrechenbaren Stunden. Der Angebotspreis berücksichtigt zusätzlich Leistungsumfang, direkte Projektkosten, Markt, Kundennutzen und Verhandlung.
Was zählt als abrechenbare Stunde?
Eine abrechenbare Stunde kann einem konkreten Auftrag zugeordnet und berechnet werden. Akquise, Verwaltung, Buchhaltung, Weiterbildung, Urlaub, Krankheit und Leerlauf zählen normalerweise nicht vollständig dazu.
Muss ich Umsatzsteuer in den Mindeststundensatz einrechnen?
Der Rechner sollte mit einem klar bezeichneten Nettowert arbeiten und keine Umsatzsteuerentscheidung treffen. Ob Umsatzsteuer berechnet werden muss, wie sie auf Rechnungen erscheint und welche Regelung im Einzelfall gilt, muss außerhalb der Kalkulation geklärt werden.
Gehören Reisekosten und Material in den Stundensatz?
Nicht zwingend. Sie können als direkte Projektkosten separat kalkuliert werden. Dann dürfen sie nicht zusätzlich vollständig in den Jahreskosten enthalten sein, sonst werden sie doppelt berücksichtigt.
Wie hoch sollte die Reserve sein?
Eine allgemeingültige Quote gibt es nicht. Die passende Höhe hängt unter anderem von Auftragsrisiko, Schwankungen, Zahlungszielen, Investitionen und privaten Verpflichtungen ab. Eine Drei-Monats-Reserve wird als Faustregel genannt, ersetzt aber keine individuelle Liquiditätsplanung.
Was mache ich, wenn mein Mindeststundensatz über dem Marktpreis liegt?
Prüfe zuerst die Eingaben: Kosten, Unternehmerlohn, fakturierbare Stunden und Reserve. Danach kannst du Leistungsumfang, Zielgruppe, Positionierung und direkte Projektkosten untersuchen. Den persönlichen Bedarf dauerhaft zu unterschätzen, macht die Tätigkeit rechnerisch nicht tragfähig.
Wie oft sollte ich den Satz neu berechnen?
Immer dann, wenn sich Kosten, Auftragslage, Auslastung, Leistungsangebot oder persönlicher Zielbetrag deutlich verändern. Ein regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich zeigt, ob die ursprünglichen Stunden- und Kostenannahmen noch passen.