Inkassobrief richtig prüfen

Ein Inkassobrief verlangt Geld für eine angeblich offene Rechnung. Das Inkassounternehmen handelt entweder im Auftrag des ursprünglichen Gläubigers oder hat die Forderung selbst gekauft. Eine Forderung ist nicht allein deshalb berechtigt, weil sie in einem offiziell wirkenden Brief steht.

Prüfen Sie zuerst drei Fragen: Gibt es wirklich einen Vertrag? Ist die genannte Hauptforderung noch offen? Sind Sie mit der Zahlung in Verzug? Danach können Sie entscheiden, ob Sie widersprechen, nur einen unstrittigen Betrag zahlen oder eine Ratenzahlung vereinbaren. Die Verbraucherzentrale empfiehlt bei unklaren oder unberechtigten Forderungen einen schriftlichen Widerspruch.

Ein gerichtlicher Mahnbescheid ist kein gewöhnlicher Inkassobrief. Er kommt vom Gericht und enthält eine Frist, in der Sie reagieren müssen. Sie dürfen ihn nicht wie Werbung oder ein beliebiges Inkassoschreiben beiseitelegen.

Diese Angaben muss ein Inkassobrief nachvollziehbar machen

Aus einem seriösen Schreiben muss hervorgehen, für wen das Inkassounternehmen Geld einzieht und warum es die Zahlung verlangt. Achten Sie besonders auf diese Angaben:

• Name und Kontaktdaten des Inkassounternehmens
• Name des Auftraggebers oder des ursprünglichen Gläubigers
• Vertragsgegenstand, zum Beispiel Bestellung, Mitgliedschaft oder Dienstleistung
• Datum des Vertragsschlusses
• Höhe und Fälligkeit der ursprünglichen Hauptforderung
• bisherige Zahlungen und deren Anrechnung
• Zinsen mit Zinssatz und Berechnungszeitraum
• Mahn-, Rücklastschrift- und Inkassokosten
• Aktenzeichen und Zahlungsfrist
• Bankverbindung und eindeutiger Verwendungszweck

Fehlen Angaben zum Vertrag oder zur ursprünglichen Rechnung, verlangen Sie eine genaue Aufstellung. Die ladungsfähige Anschrift des Auftraggebers, der ursprüngliche Gläubiger und wichtige Angaben zum Vertragsschluss müssen Ihnen auf Nachfrage mitgeteilt werden. Eine ladungsfähige Anschrift ist eine vollständige Adresse, unter der der Gläubiger rechtlich erreichbar ist.

Prüfen Sie außerdem, ob das Inkassounternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist. Die Registrierung ist kostenlos. Sie zeigt aber nur, dass das Unternehmen registriert ist. Sie beweist nicht, dass die konkrete Forderung berechtigt ist oder jede verlangte Gebühr zulässig ist.

Schnelle Prüfübersicht

Angabe im Schreiben	Was Sie prüfen	Reaktion bei Unklarheit
Ursprünglicher Gläubiger	Kennen Sie das Unternehmen und den Vertrag?	Vertrag, Rechnung und Anschrift anfordern
Vertragsgegenstand	Passt die Beschreibung zu einer tatsächlichen Bestellung oder Leistung?	Forderung bestreiten, wenn Sie keinen Vertrag geschlossen haben
Hauptforderung	Stimmen Betrag, Rechnung und bereits geleistete Zahlungen?	Kontoauszüge und Unterlagen vergleichen
Zahlungsverzug	Gab es eine Fälligkeit, Mahnung oder einen Hinweis in der Rechnung?	Begründung für den Verzug verlangen
Zinsen	Sind Zinssatz und Zeitraum genannt?	Berechnung prüfen und überhöhte Beträge zurückweisen
Inkassokosten	Sind die einzelnen Kosten verständlich erklärt?	Nicht nachvollziehbare Positionen bestreiten
Forderungsinhaber	Handelt das Inkasso im Auftrag oder als neuer Gläubiger?	Vollmacht oder Abtretungsnachweis verlangen

Forderung, Fälligkeit und Verzug getrennt prüfen

Eine berechtigte Inkassoforderung setzt grundsätzlich eine bestehende Hauptforderung voraus. Sie müssen den geforderten Betrag also aus einem Vertrag oder einem anderen rechtlichen Grund schulden. Die Forderung muss fällig sein.

Zusätzlich müssen Sie in Zahlungsverzug sein, damit Verzugszinsen und bestimmte Kosten verlangt werden können. Das hängt unter anderem davon ab, ob Sie eine Mahnung erhalten haben, ein konkreter Zahlungstermin vereinbart war oder die Rechnung ausreichend auf die Folgen einer verspäteten Zahlung hingewiesen hat. Die Verbraucherzentrale erklärt, wann Inkassokosten auch ohne eine weitere Mahnung entstehen können.

Gehen Sie deshalb nicht nur die Frage durch, ob eine Rechnung offen ist. Prüfen Sie auch:

1. Haben Sie den Vertrag selbst geschlossen?
2. Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?
3. Ist der Betrag bereits bezahlt oder storniert worden?
4. War die Rechnung fällig?
5. Ist die Rechnung oder Mahnung an Ihre richtige Adresse gegangen?
6. Wurde der Betrag bereits in einem früheren Schreiben bestritten?

Sie erkennen den ursprünglichen Kauf und die offene Rechnung an, aber das Inkassoschreiben enthält zusätzlich hohe Bearbeitungs- und Kontoführungsgebühren. Dann können Sie die Hauptforderung prüfen und gegebenenfalls zahlen, ohne automatisch jede Nebenforderung anzuerkennen. Die Aufteilung sollte schriftlich eindeutig erfolgen.

Forderungsaufstellung Position für Position prüfen

Die Gesamtsumme reicht für eine Prüfung nicht aus. Lassen Sie sich die Forderung in einzelne Bestandteile aufteilen:

• Hauptforderung
• Verzugszinsen
• Mahnkosten
• Rücklastschriftkosten
• Inkassovergütung
• Kosten für Adressermittlung
• sonstige Auslagen oder Gebühren

Notieren Sie bei jeder Position, ob Sie sie anerkennen, schon bezahlt haben oder bestreiten. Vergleichen Sie die Angaben mit Ihren Rechnungen, Kontoauszügen, E-Mails und Vertragsunterlagen.

Zinsen

Das Schreiben sollte den Zinssatz und den Berechnungszeitraum nennen. Die Verbraucherzentrale nennt Zinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz als zulässig. Prüfen Sie daher den Zinssatz, den Beginn des Verzugs und die Zahl der berechneten Tage. Eine Zeile mit „Zinsen“ ohne Berechnung reicht für eine sinnvolle Prüfung nicht aus.

Inkassokosten

Inkassokosten dürfen grundsätzlich nicht höher sein als die Kosten, die ein Rechtsanwalt für dieselbe einmalige Tätigkeit berechnen dürfte. Es kommt nicht darauf an, wie viele Briefe das Inkassounternehmen verschickt. Entscheidend ist, welche Tätigkeit tatsächlich nötig und rechtlich erstattungsfähig ist.

Besonders kritisch sollten Sie folgende Positionen prüfen:

• mehrfach berechnete Inkassogebühren
• zusätzliche Gebühren für einfache Zahlungseingänge oder Forderungskontrolle
• pauschale Kommunikations- oder Bearbeitungsgebühren
• Kosten einer Ratenzahlungsvereinbarung
• nicht verständlich aufgeschlüsselte Gebühren

Kontoführungskosten des Inkassounternehmens müssen nach Angaben der Verbraucherzentrale nicht bezahlt werden. Die Kontrolle der Forderung und die Verarbeitung eingehender Zahlungen gehören zur allgemeinen Inkassotätigkeit und sind bereits durch die Inkassogebühr abgedeckt.

Adressermittlung und Rücklastschrift

Kosten für eine Adressermittlung oder eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt können gerechtfertigt sein, wenn Sie umgezogen sind und dem ursprünglichen Vertragspartner Ihre neue Adresse nicht mitgeteilt haben. Verlangen Sie in diesem Fall einen Nachweis, dass diese Kosten tatsächlich entstanden sind.

Auch Rücklastschriftkosten sollten Sie nicht ungeprüft übernehmen. Prüfen Sie, ob eine Lastschrift tatsächlich zurückgegeben wurde und ob die verlangte Höhe den konkreten Bankkosten entspricht. Eine pauschale Gebühr ohne nachvollziehbare Grundlage ist erklärungsbedürftig.

Gekaufte Forderungen

Hat das Inkassounternehmen die Forderung selbst gekauft, betreibt es den Einzug nach Angaben der Verbraucherzentrale in eigener Sache. In diesem Fall sollen keine zusätzlichen Inkassokosten verlangt werden. Lassen Sie sich deshalb erklären, ob das Unternehmen im Auftrag des ursprünglichen Gläubigers handelt oder selbst Forderungsinhaber geworden ist.

So formulieren Sie einen Widerspruch

Bestreiten Sie die Forderung vollständig, wenn Sie keinen Vertrag geschlossen haben oder der Vorgang nicht nachvollziehbar ist. Bestreiten Sie nur einzelne Positionen, wenn beispielsweise die Hauptforderung stimmt, aber Zinsen oder Inkassokosten unklar sind.

Der Widerspruch sollte kurz und sachlich bleiben. Er muss keine ausführliche rechtliche Begründung enthalten. Wichtig sind:

• Datum des Inkassoschreibens
• Aktenzeichen oder Forderungsnummer
• klare Aussage, ob Sie die Forderung insgesamt oder teilweise bestreiten
• konkrete Nachweise, die Sie verlangen
• Vermeiden Sie Formulierungen, die versehentlich wie ein Anerkenntnis klingen

Eine mögliche Formulierung lautet:

Betreff: Ihr Schreiben vom [Datum], Aktenzeichen [Aktenzeichen]

Hiermit bestreite ich die geltend gemachte Forderung [vollständig / in Höhe von…]. Bitte übersenden Sie mir eine nachvollziehbare Aufstellung der Hauptforderung, der Zinsen und sämtlicher Kosten sowie Nachweise zum Vertragsschluss, zur Fälligkeit und zur Beauftragung beziehungsweise Abtretung. Bis zur vollständigen Klärung erkenne ich die bestrittenen Positionen nicht an.

Mit freundlichen Grüßen

Setzen Sie nur die Angaben ein, die auf Ihren Fall zutreffen. Wenn Sie lediglich die Kosten bestreiten, benennen Sie die Hauptforderung ausdrücklich als unstreitig, falls sie tatsächlich stimmt. Senden Sie den Widerspruch so, dass Sie den Zugang nachweisen können. Die Verbraucherzentrale empfiehlt bei bestrittenen Forderungen ein Einwurfeinschreiben. Bewahren Sie eine Kopie und den Einlieferungsnachweis auf.

Fordern Sie bei Zweifeln an der Berechtigung des Inkassounternehmens eine Originalvollmacht oder, bei einer abgetretenen Forderung, einen Nachweis der Abtretung. Eine Abtretung bedeutet, dass der ursprüngliche Gläubiger die Forderung auf einen anderen Forderungsinhaber übertragen hat.

Zahlung vorbereiten, wenn die Hauptforderung stimmt

Wenn Sie den Vertrag und die Hauptforderung geprüft haben und die Gesamtsumme nachvollziehbar ist, entscheiden Sie zwischen Einmalzahlung und Ratenzahlung. Eine Einmalzahlung ist häufig übersichtlicher, weil eine Ratenvereinbarung zusätzliche Kosten und Zinsen auslösen kann.

Zahlen Sie nicht vorschnell, solange Sie die Berechtigung noch prüfen. Eine Zahlung oder Ratenvereinbarung kann die spätere Durchsetzung von Einwänden erschweren, wenn sie als Anerkennung der Forderung gewertet wird. Unterschreiben Sie daher keine Vereinbarung, die Sie nicht vollständig verstanden haben.

Wenn eine Ratenzahlung unvermeidbar ist, lassen Sie sich vorab in Textform mitteilen:

• Gesamtsumme einschließlich aller Zusatzkosten
• Höhe und Anzahl der Raten
• Fälligkeitstermine der einzelnen Raten
• Zinssatz und weitere Kosten
• Folgen einer verspäteten Rate
• Anrechnung Ihrer Zahlungen

Zusätzliche Kosten müssen ausdrücklich vereinbart werden. Angaben zu Arbeitgeber, Bankkonto, Versicherungen oder Familienverhältnissen müssen Sie als Selbstauskunft nicht ungeprüft herausgeben. Die Verbraucherzentrale warnt vor nachteiligen Ratenvereinbarungen.

Teilzahlung mit Tilgungsbestimmung

Wenn Sie nur einen Teilbetrag zahlen, bestimmen Sie vor der Zahlung schriftlich, worauf das Geld angerechnet werden soll. Ohne eine solche Tilgungsbestimmung werden Zahlungen nach den Angaben der Verbraucherzentrale zunächst auf Mahn-, Inkasso- und Rücklastschriftkosten, danach auf Zinsen und erst zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet.

Ein passender Hinweis kann lauten:

„Meine Zahlung in Höhe von [Betrag] ist ausschließlich auf die unstreitige Hauptforderung aus [Rechnung oder Vertrag] anzurechnen. Eine Anerkennung weiterer Kosten oder Zinsen ist damit nicht verbunden.“

Prüfen Sie, ob der Gläubiger diese Anrechnung bestätigt. Heben Sie den Zahlungsbeleg und die Nachricht mit Ihrer Tilgungsbestimmung auf.

Gerichtliche Schreiben nicht mit Inkassopost verwechseln

Ein gewöhnlicher Inkassobrief stammt vom Inkassounternehmen. Ein gerichtlicher Mahnbescheid wird dagegen vom Gericht zugestellt. Er bedeutet noch kein Urteil über die Berechtigung der Forderung, setzt aber eine gerichtliche Reaktionsfrist in Gang.

Lesen Sie bei einem gerichtlichen Schreiben die Rechtsbehelfsbelehrung und die dort genannte Frist genau. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen nennt für den von ihr beschriebenen Fall eines gerichtlichen Mahnbescheids eine Widerspruchsfrist von 14 Tagen. Diese Angabe ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Dokuments. Reagieren Sie innerhalb der angegebenen Frist und holen Sie bei Unsicherheit rechtlichen Rat ein.

Drohungen wie „letzte Zahlungsaufforderung“ oder Hinweise auf mögliche Gerichtsverfahren beweisen die Forderung nicht. Ein echter Mahnbescheid darf umgekehrt nicht ignoriert werden, nur weil zuvor bereits Inkassobriefe eingegangen sind.

Unterlagen und Kommunikation ordnen

Legen Sie für jede Forderung einen eigenen Ordner an, digital oder auf Papier. Speichern Sie:

• Inkassobrief und Umschlag
• ursprüngliche Rechnung und Vertrag
• Mahnungen sowie E-Mails
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege
• Ihren Widerspruch
• Versand- und Zustellnachweise
• Antworten des Inkassounternehmens

Kommunizieren Sie möglichst schriftlich. Telefonische Gespräche schaffen häufig keinen belastbaren Nachweis darüber, was vereinbart wurde. Notieren Sie bei jedem Schreiben das Eingangsdatum, das Aktenzeichen und die noch offenen Fragen.

Bleiben die Unterlagen widersprüchlich, ist der Betrag hoch oder liegt bereits ein gerichtliches Schreiben vor, kann eine Schuldnerberatung oder anwaltliche Beratung sinnvoll sein. Ob die Hauptforderung berechtigt ist, ob Zahlungsverzug vorliegt und ob einzelne Kosten erstattet werden müssen, hängt vom Einzelfall ab.

Kernaussagen

• Prüfen Sie zuerst den Vertrag: Eine Inkassoforderung setzt eine nachvollziehbare Hauptforderung, Fälligkeit und grundsätzlich Zahlungsverzug voraus.
• Zerlegen Sie die Gesamtsumme: Kontrollieren Sie Hauptforderung, Zinsen, Mahnkosten, Rücklastschriften und Inkassokosten einzeln.
• Bestreiten Sie Unklares schriftlich: Nennen Sie Aktenzeichen und Datum, verlangen Sie fehlende Nachweise und bewahren Sie den Zustellnachweis auf.
• Unterschreiben Sie keine Ratenvereinbarung vorschnell: Zusatzkosten und Zinsen müssen vorab in Textform erkennbar sein; eine Vereinbarung kann als Anerkennung wirken.
• Bestimmen Sie die Anrechnung bei Teilzahlungen: Legen Sie schriftlich fest, ob Ihre Zahlung auf die unstreitige Hauptforderung angerechnet werden soll.

FAQ

Muss ich jeden Inkassobrief sofort bezahlen?

Nein. Prüfen Sie zunächst Vertrag, Hauptforderung, Fälligkeit, Verzug und Kosten. Eine berechtigte und nachvollziehbar aufgeschlüsselte Forderung sollten Sie nicht ohne Grund hinauszögern, eine unklare oder bestrittene Forderung aber auch nicht vorschnell anerkennen.

Was mache ich, wenn ich den Vertrag nicht kenne?

Bestreiten Sie die Forderung schriftlich und verlangen Sie Nachweise zum Vertragsschluss, zum Vertragsgegenstand, zur Fälligkeit und zur Beauftragung des Inkassounternehmens. Zahlen oder unterschreiben Sie keine Ratenvereinbarung, solange die Grundlage nicht geklärt ist.

Sind Inkassokosten immer zu bezahlen?

Nein. Die Kosten müssen dem Grunde und der Höhe nach erstattungsfähig sein. Sie dürfen grundsätzlich nicht höher sein als die Kosten einer einmaligen entsprechenden anwaltlichen Tätigkeit; Kontoführungskosten des Inkassounternehmens müssen nach Angaben der Verbraucherzentrale nicht bezahlt werden.

Wie prüfe ich die Zinsen?

Der Brief sollte Zinssatz und Berechnungszeitraum nennen. Vergleichen Sie den Beginn der Berechnung mit dem tatsächlichen Eintritt des Verzugs und prüfen Sie, ob der verlangte Zinssatz nachvollziehbar ist.

Darf ich nur die Hauptforderung zahlen?

Das ist möglich, wenn Sie die Hauptforderung anerkennen und weitere Positionen bestreiten. Schreiben Sie vor der Zahlung ausdrücklich, dass der Betrag nur auf die unstreitige Hauptforderung angerechnet werden soll.

Muss ich eine Ratenzahlungsvereinbarung unterschreiben?

Nein. Sie müssen keine Vereinbarung akzeptieren, deren Gesamtkosten oder Bedingungen Sie nicht verstehen. Lassen Sie sich sämtliche Zusatzkosten, Zinsen, Raten und Folgen einer verspäteten Zahlung vorher in Textform nennen.

Was passiert, wenn bereits ein gerichtlicher Mahnbescheid vorliegt?

Prüfen Sie die Frist und die Hinweise auf dem gerichtlichen Formular. Ein gerichtlicher Mahnbescheid ist nicht dasselbe wie ein Inkassobrief und darf bei Einwendungen nicht ignoriert werden.

Reicht die Registrierung des Inkassounternehmens als Beweis aus?

Nein. Das Rechtsdienstleistungsregister zeigt nur, ob das Unternehmen registriert ist. Die Registrierung bestätigt weder den Vertrag noch die Höhe der Forderung oder die Zulässigkeit jeder einzelnen Kostenposition.