Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale planen: Einnahmen, Freibeträge und Ausgaben berechnen

Mit einem Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalenplaner berechnest Du bestätigte Einnahmen, Jahresbeträge, Ausgaben, Erstattungen und eine frei gewählte Steuerreserve. So kannst Du Zahlungseingänge, Gewinn, Planbasis und verfügbares Geld auseinanderhalten.

Für den Rechtsstand vom 9. August 2026 berücksichtigt der Basis-Modus 3.300,00 Euro für von Dir als begünstigt bestätigte Übungsleiter-, Ausbildungs-, Erziehungs-, Betreuungs-, Kunst- oder bestimmte Pflegetätigkeiten. Für sonstige ehrenamtliche Tätigkeiten berücksichtigt er 960,00 Euro, wenn Du sie als begünstigt bestätigt hast. Die Berechnung dient nur der Planung. Sie entscheidet nicht über Steuerfreiheit, Anspruch, Beschäftigungsstatus, Sozialversicherung oder den Abzug von Ausgaben.

Planer richtig einordnen

Der Planer verarbeitet nur bestätigte Vertrags-, Tätigkeits-, Empfänger-, Einnahmen-, Ausgaben-, Erstattungs-, Abrechnungs- und Steuerdaten. Er hilft bei der Orientierung und Dokumentation, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Prüfung.

Nicht Teil des Planers sind:

• Vereinsfinanzierung,
• Spendenabzug sowie Aufwandsspende,
• Arbeitslohn- und Lohnsteuerrechnern,
• Minijobrechnern,
• Sozialversicherungsrechnern,
• einer vollständigen Einkommensteuerberechnung.

Der Planer entscheidet nicht, ob Deine Tätigkeit nebenberuflich oder begünstigt ist. Er prüft auch nicht, ob Dein Auftraggeber oder Deine Einrichtung die nötigen Voraussetzungen erfüllt, ein gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zweck vorliegt oder eine Tätigkeit § 3 Nr. 26 oder § 3 Nr. 26a EStG zuzuordnen ist. Für die gesetzlichen Regelungen kannst Du den § 3 EStG heranziehen. Angaben zu einem gemeinnützigen Zweck bleiben Prüffragen und sollten mit Satzung und Freistellungsnachweis abgeglichen werden. Der gesetzliche Zweckbegriff steht unter anderem in § 52 AO.

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Auch die Kombination mehrerer Tätigkeiten, die tatsächliche Tätigkeitstrennung, der Ausgabenabzug, der Beschäftigungsstatus, die Sozialversicherung, Lohnsteuer, Einkommensteuer, der Freibetrag und ein Anspruch werden nicht berechnet. Ein Auswahlfeld „§ 3 Nr. 26“ oder „§ 3 Nr. 26a“ dokumentiert nur Deine bestätigte Planungsspur. Es bestätigt weder die Tätigkeit noch die Steuerfreiheit.

Jahresbeträge speichern

Für den Rechtsstand am 9. August 2026 werden folgende Jahresbeträge als Planungswerte verwendet:

Das sind Jahresbeträge, keine Monatsbeträge. Bei mehreren Auftraggebern darfst Du den Betrag deshalb nicht automatisch für jeden Verein, jede Kommune oder jede Einrichtung erneut ansetzen. Führe die Zuordnung je Person, Steuerjahr und Planungsspur in einem Freibetragsledger zusammen.

Die früheren Werte gehören zu älteren Rechts- und Formularständen. Für 2026 solltest Du den verwendeten Betrag, das Steuerjahr, das Abrufdatum und die Rechtsstandsquelle speichern. Als ergänzende Steuer- und Rechtsstandsdatenquelle für 2026 dient die Datensammlung zur Steuerpolitik 2026.

Einnahmen getrennt betrachten

Erfasse jede Einnahme nach Datum, Steuerjahr, Person, Auftraggeber, Einrichtung, Tätigkeit, Vertrag, Abrechnung und tatsächlichem Zahlungseingang. Vereinbarte Vergütung, abgerechneter Betrag und eingegangene Zahlung gehören in getrennte Felder.

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Einnahmen sind nicht automatisch Gewinn. Gewinn oder Einkünfte hängen von der steuerlichen Einordnung und der Behandlung möglicher Ausgaben ab. Verfügbares Geld ist wiederum eine andere Größe: Dafür zählen tatsächliche Einnahmen, tatsächlich gezahlte Ausgaben, Erstattungen und die von Dir gebildete Reserve.

Das Zahlungsdatum ist für die Planung wichtig. Der Rechner darf daraus aber keine verbindliche steuerliche Zuordnung ableiten. Vergleiche deshalb Vertrag, Tätigkeitsbeschreibung, Abrechnung, Belege, Steuererklärung, Steuerbescheid und tatsächliche Zahlung jeweils getrennt.

Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale berechnen

Speichere alle Geldwerte intern als ganze Centbeträge. Aus 3.900,00 Euro werden zum Beispiel 390.000 Cent. Bei der Anzeige rechnet der Planer den Wert wieder in Euro und Cent um.

Die Planungsformeln je bestätigter Tätigkeit lauten:

Einnahmenüberschuss
= max(0, Einnahmen minus bestätigter Jahresbetrag)

Ausgabenüberschuss
= max(0, direkt zusammenhängende Ausgaben minus bestätigter Jahresbetrag)

Rechnerische Planbasis
= max(0, Einnahmenüberschuss minus Ausgabenüberschuss)

Steuerreserve
= rechnerische Planbasis × eingegebener Orientierungssatz

Verfügbares Geld nach Ausgaben und Reserve
= tatsächliche Einnahmen
  minus tatsächliche Ausgaben
  plus bestätigte Erstattungen
  minus Reserve

Die Planbasis ist nur ein Rechenmodell. Der Planer dokumentiert Ausgaben vollständig, bestätigt sie aber nicht automatisch als Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Nach § 3c EStG können Ausgaben, die unmittelbar mit steuerfreien Einnahmen zusammenhängen, besonderen Einschränkungen unterliegen. Die steuerliche Behandlung Deiner Ausgaben muss deshalb fachlich geprüft werden, insbesondere bei gemischten Tätigkeiten, Erstattungen, Verlusten oder pauschalen Kosten.

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Basis-Modus durchrechnen

Im Basis-Modus legst Du ein Steuerjahr, eine Person, einen Tätigkeitstitel und eine von Dir bestätigte Übungsleiterspur an. Für dieses Beispiel gelten:

• Jahreseinnahmen: 3.900,00 Euro
• bestätigter Jahresbetrag: 3.300,00 Euro
• abzugsfähige Ausgaben: keine Eingabe erfolgt
• Orientierungssatz: 30 Prozent

Die Rechnung:

3.900,00 Euro Einnahmen
minus 3.300,00 Euro Jahresbetrag
=    600,00 Euro Einnahmenüberschuss

Da Du keine abzugsfähigen Ausgaben eingegeben hast, beträgt die Planbasis in diesem Beispiel 600,00 Euro:

600,00 Euro × 30 Prozent
= 180,00 Euro Reserve

Auf der Geldseite ergibt sich:

3.900,00 Euro Zahlungseingang
minus 180,00 Euro Reserve
= 3.720,00 Euro

Die 3.720,00 Euro stehen noch vor privaten oder beruflichen Ausgaben zur Verfügung. Die 180,00 Euro sind keine festgesetzte Steuer, sondern ein selbst gewählter Sicherheitsbetrag. Der Rechner bestätigt weder die Tätigkeit noch die Steuerfreiheit.

Expert-Modus mit mehreren Spuren

Der Expert-Modus ist für mehrere Personen, Auftraggeber, Einrichtungen, Verträge, Tätigkeiten und Steuerjahre gedacht. Trenne mindestens diese Tätigkeitsarten:

• Übungsleitung,
• Ausbildung,
• Erziehung,
• Betreuung,
• künstlerische Tätigkeit,
• Pflege,
• sonstiges Ehrenamt.

Du kannst außerdem Nebenberuflichkeit, öffentliche oder steuerbegünstigte Einrichtung, gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck, Stundenumfang und Zeitraum speichern. Kennzeichne diese Angaben als bestätigt, nachgewiesen oder offen. Der Rechner bewertet sie nicht.

Arbeitslohn, selbstständige Einnahmen, Minijob-Hinweise, Sozialversicherungsdaten, Lohnabrechnungen, Einnahmenüberschussrechnung, Steuererklärung, Bescheid und tatsächliche Zahlung gehören ebenfalls in getrennte Dokumentationsfelder. Der Rechner berechnet daraus weder Sozialversicherung noch Lohnsteuer und entscheidet keinen Beschäftigungsstatus.

Für eine übersichtliche Dokumentation helfen getrennte Listen, auch Ledger genannt:

Jeder Datensatz sollte eine eindeutige ID, ein Datum, ein Steuerjahr, eine Quelle, einen Prüfstatus und einen Änderungsverlauf haben. Warnungen sind sinnvoll, wenn Du eine Einnahme doppelt zuordnest, einen Jahresbetrag mehrfach verwendest oder Ausgaben und Erstattungen nicht verknüpft hast.

Zwei bestätigte Tätigkeiten rechnen

Für das Expert-Szenario gelten zwei Tätigkeiten, die Du als getrennt und begünstigt bestätigt hast. Diese Bestätigung ersetzt keine fachliche Prüfung.

Tätigkeit A, Übungsleiterspur

4.200,00 Euro Einnahmen
minus 3.300,00 Euro Jahresbetrag
=    900,00 Euro Einnahmenüberschuss

3.600,00 Euro Ausgaben
minus 3.300,00 Euro Jahresbetrag
=    300,00 Euro Ausgabenüberschuss

900,00 Euro minus 300,00 Euro
=    600,00 Euro Planbasis A

Tätigkeit B, Ehrenamtsspur

1.200,00 Euro Einnahmen
minus 960,00 Euro Jahresbetrag
=    240,00 Euro Einnahmenüberschuss

1.000,00 Euro Ausgaben
minus 960,00 Euro Jahresbetrag
=     40,00 Euro Ausgabenüberschuss

240,00 Euro minus 40,00 Euro
=    200,00 Euro Planbasis B

Zusammen ergibt sich:

600,00 Euro + 200,00 Euro
= 800,00 Euro Planbasis

800,00 Euro × 30 Prozent
= 240,00 Euro Reserve

Die Geldrechnung lautet:

5.400,00 Euro tatsächliche Einnahmen
minus 4.600,00 Euro tatsächliche Ausgaben
minus 240,00 Euro Reserve
= 560,00 Euro

Ob die Ausgaben von 3.600,00 Euro und 1.000,00 Euro steuerlich in dieser Weise berücksichtigt werden dürfen, muss ausdrücklich fachlich geprüft werden. Der Planer darf weder den unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang noch einen Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug bestätigen.

Zwei neu gerechnete Szenarien vergleichen

Szenario 1: Basisfall mit 20 Prozent Reserve

Die Einnahmen von 3.900,00 Euro, der bestätigte Jahresbetrag von 3.300,00 Euro und die Planbasis von 600,00 Euro bleiben gleich. Nur der Orientierungssatz ändert sich:

600,00 Euro × 20 Prozent
= 120,00 Euro Reserve

3.900,00 Euro minus 120,00 Euro
= 3.780,00 Euro nach Reserve

Gegenüber dem Basisfall mit 30 Prozent hältst Du 60,00 Euro weniger zurück:

180,00 Euro minus 120,00 Euro
= 60,00 Euro

Szenario 2: höhere Ausgaben und 42 Prozent Orientierungssatz

Für Tätigkeit A betragen die Ausgaben nun 4.000,00 Euro:

900,00 Euro Einnahmenüberschuss
minus 700,00 Euro Ausgabenüberschuss
= 200,00 Euro Planbasis A

Für Tätigkeit B betragen die Ausgaben 1.200,00 Euro:

240,00 Euro Einnahmenüberschuss
minus 240,00 Euro Ausgabenüberschuss
= 0,00 Euro Planbasis B

Damit ergibt sich:

200,00 Euro Gesamtplanbasis × 42 Prozent
= 84,00 Euro Reserve

5.400,00 Euro Einnahmen
minus 5.200,00 Euro Ausgaben
minus 84,00 Euro Reserve
= 116,00 Euro

Jedes Szenario sollte seine Annahmen, Quellen, das Änderungsdatum und die Auswirkungen auf Planbasis, Reserve und verfügbares Geld speichern.

Prüfen, vergleichen und exportieren

Die Vergleichsansicht sollte den Basisfall und beide Szenarien nebeneinander zeigen. So siehst Du, ob sich ein Ergebnis wegen höherer Einnahmen, anderer Ausgaben, eines anderen Jahresbetrags oder nur wegen des Orientierungssatzes verändert.

Sensitivitäten anzeigen

Der Planer kann neue Rechenläufe für folgende Eingaben anbieten:

• Tätigkeit: Übungsleitung, Ausbildung, Erziehung, Betreuung, Kunst, Pflege oder sonstiges Ehrenamt
• Auftraggeber: etwa Verein, Kommune, Hochschule oder Stiftung
• Einrichtung: öffentliche oder steuerbegünstigte Einrichtung laut Nachweisstatus
• Zweck: gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich laut hinterlegten Unterlagen
• Nebenberuflichkeit: Zeitraum, Stundenumfang und Deine Bestätigung
• Freibetrag: Person, Steuerjahr und Planungsspur
• Kombination: getrennte oder möglicherweise gleichartige Tätigkeiten
• Einnahmen: vereinbart, abgerechnet und tatsächlich gezahlt
• Ausgaben: selbst getragen, erstattet oder ungeklärt
• Beschäftigung: Arbeitslohn, Selbstständigkeit oder Minijob-Hinweis
• Sozialversicherung: vorhandene Angaben und Meldungen
• Steuerjahr: Jahresbetrag, Rechtsstand und Quelle
• Orientierungssatz: zum Beispiel 0, 20, 30 oder 42 Prozent

Die Auswahl verändert nur die Rechnung oder den Prüfstatus. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Fünf Prüfhelfer

Restbetrags-Rechner

bestätigter Jahresbetrag
minus bereits zugeordnete bestätigte Einnahmen
= rechnerischer Restbetrag

Der Restbetrag ist keine Zusage weiterer Steuerfreiheit. Er verhindert nur eine unbemerkte Doppelzuordnung.

Reserve-Rechner

Berechne mehrere selbst gewählte Reserven, zum Beispiel 20, 30 und 42 Prozent. Bei 800,00 Euro Planbasis wären das 160,00 Euro, 240,00 Euro und 336,00 Euro. Der Satz bleibt eine Orientierung und kein tatsächlicher Steuersatz.

Ausgabennachweis-Prüfung

Ordne jede Ausgabe einem Status zu:

1. Beleg vorhanden und Tätigkeit zugeordnet.
2. Beleg vorhanden, Zusammenhang offen.
3. Beleg fehlt, Betrag bekannt.
4. Betrag geschätzt oder unvollständig.

Zusätzlich sollten Zahlungsnachweis, Tätigkeitsbezug und Erstattungsstatus angezeigt werden.

Prüfung der Tätigkeitstrennung

Frage getrennte Tätigkeitsbeschreibungen, Verträge, Vergütungen, Zeiträume, Stunden, Auftraggeber, Aufgaben und Zahlungsflüsse ab. Bei Lücken sollte die Meldung lauten:

Tätigkeitstrennung offen, fachliche Klärung erforderlich.

Check für fehlende Dokumente

Führe offene Nachweise einzeln auf:

• Vertrag oder Vereinbarung,
• Satzung,
• Freistellungsnachweis,
• Tätigkeitsbeschreibung,
• Abrechnung,
• Beleg,
• Zahlungseingang,
• Erstattung,
• Steuererklärung,
• Steuerbescheid.

Dokumente und Zahlungen abgleichen

Prüfe im Vertrag Auftraggeber, Tätigkeit, Zeitraum, Vergütung, Auslagenerstattung und Zahlungsrhythmus. Verknüpfe Satzung und Freistellungsnachweis mit der Einrichtung und dem hinterlegten Zweck, ohne die steuerliche Begünstigung selbst zu bewerten.

Die Tätigkeitsbeschreibung sollte Aufgaben, Empfänger, Zeitraum, Stundenumfang und die Abgrenzung zu anderen Tätigkeiten nennen. Bei der Abrechnung vergleichst Du:

vereinbarter Betrag
= abgerechneter Betrag
= tatsächlicher Zahlungseingang
plus oder minus Korrekturen

Jede Ausgabe braucht möglichst einen Beleg, Zahlungsnachweis, Tätigkeitsbezug und Erstattungsstatus. Planung, Steuererklärung, Bescheid und tatsächliche Zahlung müssen in getrennten Ebenen stehen.

Wichtig: Der Rechner entscheidet nicht alles

Viele Daten können den Eindruck erwecken, ein vollständig ausgefüllter Rechner könne die Steuerfreiheit automatisch bestimmen. Das wäre aber zu weitgehend. Die Einordnung hängt unter anderem von Tätigkeit, Nebenberuflichkeit, Auftraggeber, Zweck, organisatorischer Einbindung, tatsächlicher Durchführung, Tätigkeitstrennung und Ausgabenbezug ab.

Ein brauchbarer Planer zeigt deshalb bestätigte Daten, offene Fragen, fehlende Nachweise und verschiedene Rechenszenarien. Besonders Tätigkeitstrennung, Ausgabenabzug, Beschäftigungsstatus, Sozialversicherung und die Kombination mehrerer Spuren gehören in eine fachliche Prüfung.

Datenschutz, Export und Barrierefreiheit

Verwende möglichst Kürzel oder lokale IDs statt vollständiger Namen. Der Planer sollte Daten standardmäßig lokal im Browser oder auf dem Gerät speichern. Vertrags-, Steuer- oder Belegdaten sollte er nur mit ausdrücklicher Freigabe übertragen.

Sinnvoll sind:

• lokale CSV-Ausgabe für Tabellenprüfung,
• lokale JSON-Ausgabe für vollständige Sicherungen,
• Druckansicht für Beratung und zum Abgleich,
• Zurücksetzen mit ausdrücklicher Bestätigung,
• Wahl zwischen dem Löschen der aktuellen Ansicht und aller lokalen Daten.

Die Bedienung sollte vollständig per Tastatur möglich sein. Sichtbare Fokusmarkierungen, verständliche Fehlermeldungen, Textzusammenfassungen für Tabellen, klare Euro- und Cent-Angaben sowie ungekürzte Druckansichten erleichtern den Zugang. Ein einfacher Modus und eine vollständige Expertenansicht sollten parallel verfügbar sein.

Nächste Schritte

1. Lege das Steuerjahr fest und speichere Rechtsstand und Quelle.
2. Erfasse jede Tätigkeit mit Aufgabe, Zeitraum, Vergütung und Auftraggeber.
3. Hinterlege Vertrag, Tätigkeitsbeschreibung, Satzung und Freistellungsnachweis.
4. Ordne Einnahmen nach Datum, Abrechnung und tatsächlichem Zahlungseingang zu.
5. Erfasse Ausgaben und Erstattungen getrennt.
6. Lege für die Reserve einen eigenen Orientierungssatz fest.
7. Prüfe Tätigkeitstrennung, Ausgabenbehandlung, Beschäftigungsstatus und Sozialversicherung fachlich.
8. Vergleiche Planung, Steuererklärung, Bescheid und tatsächliche Zahlung.

Kernaussagen

• Trenne Einnahmen, Planbasis und verfügbares Geld: 3.900,00 Euro Einnahmen entsprechen weder automatisch dem Gewinn noch dem verfügbaren Netto.
• Führe Jahresbeträge je Person und Steuerjahr zusammen: 3.300,00 Euro und 960,00 Euro dürfen nicht ungeprüft pro Auftraggeber mehrfach angesetzt werden.
• Dokumentiere Ausgaben vollständig, aber bestätige ihren Abzug nicht automatisch: Der Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen muss fachlich geprüft werden.
• Speichere Tätigkeiten und Nachweise getrennt: Vertrag, Aufgaben, Vergütung, Zeitraum und Zahlungsfluss sind für die Prüfung der Tätigkeitstrennung entscheidend.
• Behandle die Reserve als Planungsbetrag: 20, 30 oder 42 Prozent verändern nur die zurückgelegte Summe, nicht den tatsächlichen Steuerbescheid.

FAQ

Sind 3.300,00 Euro Übungsleiterpauschale und 960,00 Euro Ehrenamtspauschale automatisch steuerfrei?

Nein. Der Planer nutzt 3.300,00 Euro und 960,00 Euro nur als von Dir bestätigte Rechenwerte. Er bestätigt weder die Tätigkeit noch Nebenberuflichkeit, Einrichtung, Zweck oder Anspruch.

Kann ich Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale zusammen nutzen?

Der Planer entscheidet das nicht. Für dieselbe Tätigkeit darf keine ungeprüfte Kombination angenommen werden. Bei getrennten Tätigkeiten müssen Aufgaben, Verträge, Vergütung, Zeiträume und Zahlungsflüsse fachlich geprüft werden.

Was ist der Unterschied zwischen Einnahmen und Gewinn?

Einnahmen sind Zahlungen oder Abrechnungsbeträge. Gewinn oder Einkünfte hängen von der steuerlichen Einordnung und der Behandlung von Ausgaben ab. Das verfügbare Geld berücksichtigt zusätzlich tatsächliche Ausgaben und Deine Reserve.

Warum senken Ausgaben die Planbasis nicht automatisch?

Ausgaben im Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen können besonderen Regeln unterliegen. Der Planer erfasst sie und berechnet ein Szenario, bestätigt aber keinen Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug. Maßgeblich bleibt die fachliche Prüfung nach den Regeln zu steuerfreien Einnahmen und Ausgaben, unter anderem § 3c EStG.

Muss jede Ausgabe einen Beleg haben?

Für eine belastbare Planung solltest Du Beleg, Zahlungsnachweis, Datum, Tätigkeitsbezug und Erstattungsstatus erfassen. Ein fehlender Beleg wird als offene Dokumentationsaufgabe angezeigt, aber nicht automatisch als steuerlich unzulässig bewertet.

Kann der Planer Lohnsteuer oder Sozialversicherung berechnen?

Nein. Er kann Angaben aus Lohnabrechnung, Vertrag oder Meldung dokumentieren. Beschäftigungsstatus, Lohnsteuer, Sozialversicherung und Minijob-Einordnung gehören in getrennte fachliche Prüfungen.

Warum werden Auftraggeber, Einrichtung und Zweck getrennt gespeichert?

Ein Auftraggeber ist nicht automatisch identisch mit der Einrichtung. Auch ein Zwecknachweis belegt nicht allein die konkrete Tätigkeit. Getrennte Felder zeigen, welcher Nachweis zu welcher Frage gehört.

Was mache ich bei mehreren ähnlichen Tätigkeiten?

Lege jede Tätigkeit zunächst getrennt an und erfasse Aufgaben, Verträge, Vergütungen, Stunden und Zeiträume. Wenn die Tätigkeiten gleichartig wirken oder organisatorisch eng verbunden sind, markiere die Tätigkeitstrennung als offen und lasse sie fachlich prüfen.

Kann die Reserve als tatsächliche Steuer gelten?

Nein. Die Reserve entsteht ausschließlich aus Deiner Planbasis und dem eingegebenen Orientierungssatz. Sie ist weder eine Steuerberechnung noch eine Aussage über die spätere Festsetzung.

Was passiert nach dem Steuerbescheid?

Vergleiche Planung, Steuererklärung, Bescheid und tatsächliche Zahlung. Bewerte Abweichungen nicht sofort als Rechenfehler. Dokumentiere zuerst die Ursache und passe danach Deine Reserveplanung an.